“Leere Veranstaltungskalender nerven!“

Wie organisiert man ein Open-Air-Festival?

Eine Wiese, ein Fluss und eine Menge Musik: Daniel und Sebastian organisieren das Hammerrockfestival an der Ammer im bayrischen Weilheim.

Eine Sommerbrise weht über die Baumwipfel am Rande der bayerischen Kleinstadt Weilheim. Auf einer Wiese, umgeben von Wäldern, Äckern und einem Fluss, stehen Daniel Zeitler (21) und Sebastian Bombach (21). “Da wird die Bühne stehen und hier der Zeltplatz“, erklärt Daniel und blickt über die Landschaft. Ein perfekter Ort für weidende Kühe und Sonntagsspaziergänge. Doch am 12. und 13. September soll hier das Hammerrockfestival die ländliche Idylle musikalisch kräftig aufrütteln.

 

Ruhig ist es geworden um die Musikszene im oberbayrischen Weilheim, die einst Bands wie Schweisser und The Notwist zu einem Zentrum der deutschen Independent-Musik machten: “Die leeren Veranstaltungskalender nerven uns. Im September werden hier Anajo, die beNUTS und viele weitere nationale und lokale Berühmtheiten die Kleinstadt rocken.“ Mit 2.000 erwarteten Besucher/innen soll Anfang September die Weilheimer Musikszene wieder aufblühen. Aus Daniel, dem Eventmanagementstudenten, spricht jetzt der Geschäftsmann, Doch seine Begeisterung darüber, ein Open-Air-Festivals.zu organisieren, hört man trotzdem heraus.

 

Ein Jahr Planung für ein Wochenende Spaß

 

Schon vor einigen Jahren gründete Daniel mit ein paar Freunden eine Firma für Eventmanagement und Licht- und Tontechnik. Auf kleineren Veranstaltungen wurden sie bereits gebucht. Jetzt fühlt er sich reif für etwas Größeres. Das Weilheimer Jugendparlament war von seinem Festivalkonzept begeistert. “So habe ich Sebastian ins Boot geholt. Seit Januar läuft die Planung auf Hochtouren“, berichtet Daniel. “Mir macht das Organisieren trotz dem Stress Spaß. Es ist mein Hobby, hier etwas für die Jugend auf die Beine zu stellen.“

 

Doch erst einmal musste man sich über grundlegende Dinge einigen. “Bei der Location haben wir lange gesucht. Wiesen gibt es hier genug – aber wir brauchen auch Wasser, Strom und viele andere Dinge“, meint Daniel. Als der Platz gefunden war, ging es an das Finanzielle: 20.000 Euro wird das Ganze kosten. Ein Viertel davon soll von Sponsoren getragen werden. “Wir mussten klären, wie wir die Summe zusammenkratzen. Und wer das Geld zahlt, wenn es regnet und kein Besucher auftaucht“, erzählt Sebastian.

 

Doch wer Sponsoren will, braucht ein gutes Konzept. Daniel machte sich seine Uni-Vorlesungen zunutze und schrieb ein zehnseitiges Exposé über Inhalt und Marketingstrategie des Festivals. Ein Freund kümmerte sich um Medienpartnerschaften. So wurde der Bayerische Rundfunk mit ins Boot geholt. Berichterstattungen in Funk und Fernsehen halfen bei der Sponsorensuche, und dabei, die Stadt zu überzeugen, dass ein Musikfestival in Weilheim überfällig ist.

 

Nach Planungstreffen mit dem Jugendparlament war klar: Damit das Festival eine Chance hat, musste der Weilheimer Stadtrat einer Ausfallbürgschaft über 20.000 Euro zustimmen. Im Falle eines Scheiterns wären dann nicht die Jugendlichen die Schuldner, sondern die Stadt müsste bürgen. “Ich dachte erst: Jetzt können wir das vergessen“, berichtet Sebastian, der durch seine Tätigkeit im Jugendparlament hauptsächlich für die Stadtratssitzung zuständig war.

 

 

Einige Stadträte fanden zwar die Idee des Festivals gut, wollten jedoch nicht für die Ausfallbürgschaft ihre Hand ins Feuer legen. Daher standen Treffen mit Vertretern der Stadt an. Und es klappte. “In der entscheidenden Sitzung haben sich einige der Verantwortlichen stark für uns eingesetzt“, freut sich Sebastian. Die Zustimmung des Stadtrats haben sie jetzt in der Tasche.

 

Ämter abklappern

 

Das Festival rückt näher, der Arbeitsberg wächst: Daniel verbringt mindestens zwei Stunden täglich mit der Organisation. Wenn Sebastian nach Hause kommt, führt sein erster Weg vor den Computer: “Meine Freundin dreht schon durch. Ich beschäftigte mich gerade mehr mit dem Festival als mit ihr.“ Ein Open-Air-Festival planen bedeutet eben mehr als eine Bühne aufzustellen, Bands einzuladen und Besucher zu werben.

 

Zur Zeit geht es um den Kleinkram. Dazu gehört es, Bauzäune zu bestellen, sich um die Wasser- und Stromversorgung zu kümmern, Sanitäranlagen heranzuschaffen und für die Verkehrsanbindung zu sorgen. Außerdem: “Ich muss zig Ämter der Stadt abklappern. Die müssen zufrieden sein“, berichtet Sebastian. Er war schon beim Amt für Emissionsschutz, das sich wegen der hohen Lautstärke sorgt. Das Gesundheitsamt will eine Bescheinigung für keimfreies Wasser. Und jeder, der hinter der Bar steht, muss ein Gesundheitszeugnis vorweisen. Dann kommt noch das Umweltamt mit solchen Nachfragen: Welche Vögel nisten am Festivalplatz? Welche Pflanzen dürfen keinesfalls zerstört werden?

 

Spaß haben, wiederkommen wollen

 

Um nicht komplett in Arbeit zu versinken, haben die Veranstalter das “Volunteers-Programm“ ins Leben gerufen. Freiwillige Helfer können sich melden und beim Mithelfen einen Einblick in die Festival-Organisation bekommen. Doch auch das reicht nicht. “Fast 40 Leute aus dem Freundeskreis unterstützen uns. Da wurden alle eingespannt, die nicht schnell genug weglaufen konnten“, sagt Daniel mit einem Grinsen.

 

Die Ziele des Festivals sind klar: “Das Wichtigste ist, dass finanziell am Schluss alles stimmt und der Stadt keine Kosten entstehen“, meint Sebastian. Dann gibt es eine Chance, dass das Hammerrockfestival auch nächstes Jahr stattfindet. Auch ganz wichtig: die Sicherheit; es sollte keine Schlägereien geben. “Wir wünschen uns, dass die Besucher nach Hause gehen und sagen: Das war toll. Nächstes Jahr kommen wir wieder“, meint Daniel. Was von den 20 Euro Eintritt pro Besucher/in übrig bleibt, fließt übrigens in den Bau eines städtischen Jugendzentrums. Auch das ist ein guter Plan für die Zukunft.

 

Erschienen auf: fluter.de

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